일처리가 빠른 사람들의 시간 관리 비밀

일처리가 빠른 사람은 ‘바쁘다’고 하지 않는다
당신은 일처리가 빠른 사람인가? 아니면 손발만 바쁘고 일정을 자주 미루면서 성과는 제대로 못 내는 사람인가? 회사 업무든 집안일이든 열심히 하는 것도 중요하지만 잘하는 것이 더 중요하다. 들이는 시간보다 일의 성과를 훨씬 잘 내는 것, ‘일처리가 빠르고 확실한 사람’이라고 평가받는 것은 누구나의 바람이다.

당신은 바쁠 때 어떻게 행동했는지 떠올려 보라. 시간은 촉박한데 책임이 막중한 프로젝트부터 해도 티 안 나는 잡무까지 뒤섞여 허둥지둥하지는 않았는가? “너무 바빠요.”, “시간을 좀 더 주시면 안 될까요?”, “내일 야근하면 되지.” 같은 말을 자주 하며 누구보다 지쳐 있지는 않은가?

일처리가 빠른 사람은 바쁠 때일수록 ‘바쁘다’고 말하지도, 생각하지도 않는다. 대신 자기가 해야 할 일의 중요도와 급한 정도를 따져 효율적으로 움직인다. 왜냐하면 자기에게 남은 수명 시간, 노동 시간에 비해 턱없이 적은 연봉을 생각하면 지지부진할 시간이 없기 때문이다. 당신도 현재 시급과 인생 시급을 계산해 보자.

● 현재의 시급=현재 연 수입÷현재의 연간 노동 시간
● 이상적인 인생 시급=이상적인 연 수입÷이상적인 연간 노동 시간

현재 당신이 받는 시급과 받고 싶은 시급의 차이를 보면, 한정된 인생에 들이닥치는 수많은 일을 어떻게 처리해야 할지 고민될 것이다. 또 자신이 정한 이상적인 인생 시급을 받기 위해서는 어떻게 해야 할지 궁금할 것이다. 가장 확실한 방법은 한 번뿐인 귀한 인생에 사명감을 가지고 시간 사용 방법부터 바꿔야 한다.

일처리가 빠른 사람의 시간 관리 비밀
일본의 경영 컨설턴트 겸 경제 평론가인 오마에 겐이치는 이렇게 말했다.

“인간이 바뀌는 방법은 세 가지뿐이다. 첫 번째는 시간 배분을 바꾼다. 두 번째는 사는 장소를 바꾼다. 세 번째는 어울리는 사람을 바꾼다. 이 중 하나만 선택한다면 시간 배분을 바꾸는 것이 가장 효과적이다.”

현재 시간 생산성 향성 컨설턴트로 활동하는 저자는 몰디브에서 쓰나미에 휩쓸렸다가 기적적으로 구조됐다. 그는 인생을 두 번 사는 마음으로 다니던 회사에서 독립해 사업을 시작했는데 흥망성쇠를 모두 겪으며 인생의 방향과 비전을 끊임없이 되새겼다. 저자는 사업을 일으키기 위해 그동안 성공한 기업인과 영업왕들을 만나며 시간 관리 비법을 정리했다.

시간을 관리하며 성공한 사람들의 공통점은 모두가 자기 인생에 사명감을 가지고 살며, 중요한 일을 구조화해 주어진 시간 내에 처리했다는 것이다. 일처리가 빠른 사람들은 일정을 짜기 전에 앞으로 맡은 일에서 어떤 방식으로 목표를 달성할지 전략을 짜는 데 절대적인 시간을 쓴다. 업무의 큰 그림을 그리는 것이다. 일정은 계획을 짜는 날부터가 아니라 ‘목표 달성일을 기준’으로 거꾸로 계산해서 짠다.

말만 쉽고 행동으로 옮기기에는 어려운 시간 관리는 끊임없이 스스로 동기 부여를 해야 가능하다. 그래서 연간, 월간, 주간, 일간 일정을 짜기 전에 왜 시간을 효율적으로 쓰고, 일을 빨리 처리해야 하는지 목적을 찾는 것이 중요하다. 이 책에는 ‘당신의 꿈을 언어화하는 열정 테스트’와 ‘당신의 사명을 언어화하는 사명감 테스트’가 있다. 인생에서 가장 중요하게 생각하고 이뤄야 할 일들을 마음에 새기면 목표를 이루기 위해 업무든 집안일이든 중요한 순서대로 하게 된다.

어떤 일이든 쉽고 여유롭게 처리하는 사람이 되는 책
어떤 일이든 쉽고 여유롭게 처리하려면 어떤 일부터 해야 하는지 정확히 파악해야 한다. 우선순위를 매기는 것이다. 방법은 ‘아주 보통의 일주일’ 동안 자기가 무엇을 했는지 아주 작은 일까지 적은 다음, 네 유형으로 나눈다.

Ⅰ 긴급하고 중요한 일
Ⅱ 긴급하지 않지만 중요한 일
Ⅲ 긴급하지만 중요하지 않은 일
Ⅳ 긴급하지도, 중요하지도 않은 일

여기에서 가장 중요한 영역은 ‘긴급하지 않지만 중요한 일’이다. 일처리가 빠른 사람들은 이 영역에 속하는 일을 가장 먼저 처리해서 결과적으로 큰 성과를 낸다. 이런 사람들은 자기가 해야 할 중요한 일에만 전념하기 위해 다른 영역의 일을 Ⅱ 영역으로 바꾸거나 굳이 안 해도 되는 일을 구분하고 걸러낸다. 그래서 항상 여유로우면서 큰일을 척척 해내는 일 잘하는 사람이 되는 것이다.

이 책은 처음부터 끝까지 시간을 어떻게 생각해야 하는지, 시간은 어떻게 관리해야 하는지, 업무는 어떻게 구분하고 처리해야 하는지, 그러면서 다른 사람들과 함께 일의 능률과 성과를 함께 올리는 방법을 하나하나 설명한다. 또한 목표 달성표, 시간표, 목표 달성 습관화 작성표, 시간 관리 매트릭스, 목표 달성 시나리오, 목표 달성 만다라 등 시간을 관리하는 데 끊임없이 동기를 부여할 수 있도록 다양한 도구를 제공한다.

시간은 지나가면 사라지는 소비재가 아니다. 목표를 달성하기 위해 미래를 계획하고 효율적으로 배분하는 투자재다. 그동안 시간을 계획 없이 흘려보냈다면 지금부터는 사명감을 가지고 살 수 있도록, 바쁜 데 비해 업무는 제대로 처리하지 못했다면 업무 능력을 높이 평가받도록, 빡빡한 일정에 휘둘렸다면 일을 쉽고 여유롭게 처리하도록 이 책에서 모든 비밀을 안내할 것이다.

지은이 : 도지 가즈야
와세다 대학교 졸업 후 ㈜파소나에서 일하다 2000년 ㈜리쿠르트 매니지먼트 솔루션즈로 옮겨 기업 채용, 교육, 인사 제도 설계 솔루션 플래너로 일했다. 3분기 연속 영업 MVP와 7분기 연속 영업 훈장을 받고 11분기 연속 회사 목표 매출 달성이라는 유례없는 신화를 달성했다. 이 기록은 현재까지 아무도 깨지 못했다.
2004년 몰디브로 여행 갔다가 인도양 수마트라섬 지진의 쓰나미에 휩쓸렸지만 기적적으로 구조돼 일본인 1호 생환자로 귀환했다. 이 사건이 인생의 전환점이 되어 2007년 ㈜프레젠스를 설립해 6분기 연속 흑자 결산을 달성했다. 그러나 아버지가 경영하던 회사를 물려받아 함께 운영하다가 40세를 앞둔 나이에 전 재산을 잃고 도산하는 고난을 겪었다.
이후 수 년 만에 어려움을 딛고 일어나 현재는 ㈜프레젠스 대표 이사장이자 시간 생산성 향상 컨설턴트로 활동한다. 특유의 부드러운 말투와 유머로 재미있는 강의를 한다고 정평 났다. 그동안 기업 인사, 영업, 목표 달성, 생산성 향상을 주제로 강연하며 1만 명이 넘는 사람들을 만났다. 프랭클린코비 일본 지사 공인 컨설턴트, 하라다 메소드 인증 파트너, 미국 열정 테스트 인증 퍼실리테이터, 일본 정신건강협회 공인 심리 카운슬러, 미국 NLP™ 협회 공인 NLP 마스터 치료사 자격을 갖고 있다. 
 
 옮긴이 : 김윤수 
동덕여자 대학교 일어일문학과, 이화여자 대학교 통역번역 대학원을 졸업했다. 옮긴 책으로 《성격 급한 부자들》, 《부자의 그릇》, 《부자의 방》, 《부자의 집사》, 《왜 그런지 돈을 끌어당기는 여자의 39가지 습관》, 《드러커 피드백 수첩》, 《심플을 생각한다》, 《왜 나는 영업부터 배웠는가》, 《나는 더 이상 착하게만 살지 않기로 했다》, 《가면사축》 등이 있다.

머리말

1장 더 이상 내일로 미루지 않는다
_의식을 바꾸는 6단계
STEP 1 수명 시간을 계산한다
STEP 2 인생 시급을 정한다
STEP 3 열정을 언어화한다
STEP 4 사명감을 언어화한다
STEP 5 비전을 언어화한다
STEP 6 일의 목표를 주체적으로 바꾼다

2장 일처리 빠른 사람의 연간 스케줄 짜는 방법
_1년을 책임지는 5가지 규칙
RULE 1 목표는 높게 잡고, 달성 기일은 앞당긴다
RULE 2 철저히 전략과 전술만 생각할 시간을 갖는다
RULE 3 80퍼센트의 성과를 내는 20퍼센트의 시간을 만든다
RULE 4 1년 스케줄을 거꾸로 계산해서 짠다
RULE 5 나부터 살필 시간을 확보한다

3장 효율성을 높이는 하루 스케줄 짜는 방법
_하루를 책임지는 7가지 규칙
RULE 1 약속을 잡을 때 주도권을 차지한다
RULE 2 7시간은 꼭 잔다
RULE 3 출퇴근 시간은 내가 정한다
RULE 4 모든 일정을 45분 단위로 관리한다
RULE 5 시간 사용을 세 가지로 분류한다
RULE 6 점심시간을 전략적으로 쓴다
RULE 7 하루 15분, 자기를 관찰한다

4장 바쁜 생활에서 해방되는 시간 사용법
_시간 사용법 재검토 10단계
STEP 1 시간을 어디에 쓰는지 분석한다
STEP 2 우선순위를 재검토한다
STEP 3 불필요한 일을 끊어 낸다
STEP 4 일을 구조화한다
STEP 5 다른 사람에게 맡긴다
STEP 6 다른 사람과 협업한다
STEP 7 일거양득을 노린다
STEP 8 나만의 규칙을 만든다
STEP 9 형식대로 빠르고 확실하게 한다
STEP 10 일하는 시간을 단축한다

5장 시간을 어디에 투자할지 결정한다
_행동을 바꾸는 6단계
STEP 1 목적, 목표, 전략, 전술의 차이를 이해한다
STEP 2 목표 달성 시나리오를 그린다
STEP 3 8가지 전략을 그린다
STEP 4 64가지 전술을 10가지로 추린다
STEP 5 주변에 알린다
STEP 6 PDSA 사이클을 초고속으로 돌린다

6장 신뢰를 높이는 시간 사용법
_다른 사람과 함께 시간 쓸 때 포인트 2가지
POINT 1 신뢰 요소를 곱한다
POINT 2 신뢰받는 질문 능력

마치며
 옮긴이의 말