회의의 고수 - 집단 지성의 파워가 폭발한다 -

★ 누구도 회의 중에 침묵하고 있을 필요가 없다!
“브레인 스토밍을 버리고 브레인 라이팅으로!”

회의는 의논하는 곳이 아니라 결과를 내는 곳이어야 한다. 서로 누구의 의견이 더 좋은지 대결하고 대립하는 장場이 아니라 서로의 다른 생각을 활용해 새로움을 창조하는 장이어야 한다. 효율적인 회의, 생산적인 회의는 존중받는 분위기 안에서 누구나 안심하고 생각을 표현할 수 있을 때 이루어질 것이다. 사회심리학의 아버지 쿠르트 레빈(Kurt Lewin)은 행동을 바꾸고 싶을 때 개인 특성으로만 접근하는 경우가 대다수지만, 실은 환경부터 바꿔야 심리적 부담이 적고 행동 변화가 빨리 나타난다고 말했다. 이 책에서는 원활한 회의를 실현시킬 수 있는 대원칙으로 5가지 규칙을 제시한다. 일명 ‘5 그라운드 룰’이라 부르는데 ‘칭찬한다’, ‘듣는다’, ‘받아들인다’, ‘기다린다’, ‘즐긴다’의 다섯 가지로 이 규칙을 지키면 대화가 이루어지는 현장에서 존중의 선순환이 일어나는 환경과 토대를 만들 수 있다고 강조한다.

이 책은 회의에 대한 부정적 태도와 장벽부터 걷어내는 다양한 툴로 가득하다. ‘어떤 상황에서도 이렇게 회의하면 쉽게 일을 잘할 수밖에 없겠구나’ 하는 생각이 들게 한다. 흔히 회의 현장에서 실시하는 브레인스토밍의 맹점을 극복하기 위해 ‘브레인라이팅’을 추천하기도 한다. 회의 테마가 있을 때 5명 이하로 팀을 나누고 회의 참가자 한 명당 종이 한 장에 하나의 아이디어를 적는 방법이다. 3분간 각자 조용히 생각한 것을 적고 옆 사람에게 돌린다. 다시 3분간 돌아온 종이에 아이디어를 적어넣는 작업을 인원 수만큼 반복한다. 이런 방식으로 누구나 발언할 수 있고 다른 사람의 아이디어도 활용할 수 있는 환경을 만드는 것이다. 이 책의 상황에 따라 골라 쓰는 38가지 회의 툴은 ‘짧게 여러 번 반복한다’, ‘개인 작업과 그룹 작업을 반복한다’ 등의 장치들이 있어서 단시간에 혁명적으로 많은 양의 아이디어를 뽑아내고, 결론적으로 무엇을 해야 할지를 도출할 수 있다.

★ 이것은 회의이자 전략이며, 마케팅이자 교육훈련이다!
“이 책을 읽으면 지금 바로 회사에 적용하고 싶어진다!”

‘창발創發’이라는 단어가 있다. 전체가 부분의 합을 넘어서면 개개의 성질로는 예측할 수 없는 새로운 것이 생겨나는 현상을 말한다. 회의는 참가자 개개인의 의견을 점수 매기는 곳이 아니다. 누가 무엇을 말하고, 어떻게 설득할 것인가의 문제가 아니다. 각자의 의견이 총합으로 합해지는 것이 아니라 서로 다름이 융합하여 이전까지와는 질적으로 다른 새로운 성질의 아이디어, 전략, 비전, 가치를 만들어내는 것이 이 책이 말하는 회의의 목적이며 회의를 전략적으로 활용해야 하는 이유다.

이 책의 회의 툴을 활용할 수 있다면 회의 참가자는 아이디어가 샘솟는 경험을 할 수 있다. 의견을 말했을 때 그건 그래서 안 되고 이건 이래서 안 된다는 식의 제약만 없다면 누구나 이 책의 프레임워크 안에서 자유롭게 발상할 수 있다. 그러나 이것들이 성과로 연결되려면 제대로 실행되지 않을 리스크, 변수로 작용할 요소들을 확실히 체크할 수 있어야 한다. 이 책에서 제공하는 회의 툴들이 아이디어의 발상?확산을 위한 프레임워크 19개와 수렴?집약을 위한 프레임워크 19개로 나뉘어 있는 이유가 그것이다.

아이디어의 발상?확산 단계에서는 질보다 양이 중요하다. 단점을 지적하는 것은 좋지 않다. 새로운 아이디어를 낼 때에는 모두 성공한다고 굳게 믿고 낙관적으로 구상하는 방식으로 회의가 진행돼야 한다. 불확실한 요소를 포함해서 모두 잘 된다, 성공한다 치고 발상하는 것이다. 어중간한 마음은 접고 리스크를 두려워하지 말고 마음껏 낙관적인 그림을 그려보는 것이다.

반면에 아이디어의 수렴?집약 단계에 들어가면 약간 다른 방식의 회의 툴이 필요하다. 판매자 관점으로만 발상한 아이디어는 아닌지 고객 관점으로 재점검하고, 해결책을 도출하기 위한 프레임워크를 쓰기도 하고, 구체적인 것과 추상적인 것을 대비시켜 아이디어를 발전시키는 방법을 쓰기도 한다. 아이디어를 구현하기 위해서는 행동 측면에서 구체적인 활동 지표를 만들어내고, 목표를 의심해 봄으로써 상황과 정보를 다시 탐색한다.

이런 회의 툴들을 직접 회의에 적용하다 보면 뜻대로 되지 않는 상황이 생길 수도 있다. 반대의견이 많다거나 비판에 치우치거나 한 사람이 말을 멈추지 않을 때 등 상황별 대처법이 필요하다. 이 책은 이러한 내용을 별책부록으로 제공하고 있다(전자북으로 다운로드받을 수 있다). 부록에서는 회의의 목적에 맞는 다양한 회의 스타일과 아이스브레이크 같은 회의를 활성화시키는 법을 살펴볼 수 있다.

저 : 오노 유코

 일본대학 대학원 예술학 연구과 석사과정 수료. 메이지대학 서비스창신연구소 객원연구원. 기획 컨설팅 개발회사에서 사업개발을 경험한 후 2006년 주식회사 츠쿠루히토를 창업했다. 문제해결력을 인정받아 제품, 서비스, 사업, 업무 프로세스의 개선과 신규 사업개발의 현장에서 활약했다. 매출 20억~7조7000억 원 규모의 조직, 업종을 가리지 않고 창업 이래 600건이 넘는 프로젝트에 참여했다. 10년간 총 3만명의 회의를 촉진시키고 현상타개와 문제해결 현장을 경험했다. 조직 내 커뮤니케이션을 통해 가치를 만들어내는 일에 뛰어나다. 자신이 관여하는 프로젝트 개발 현장에서 사용하고 있는 오리지널 방법인 ‘고객 시점 88가지 질문’, ‘브랜드 구축을 위한 8단계’, ‘대화 환경을 만드는 기반인 5가지 대전제’ 등은 새로운 가치를 만들어내는 회의와 미팅에서 활발히 활용되고 있다. 수많은 회의 경험으로 ‘프레임워크 38’을 기본으로 한 회의 활성화의 노하우를 개발했다. 2013년 ‘데키루’ 주식회사를 설립하고, 커뮤니케이션 디자인과 촉진 기술, 회의 활성화 방법을 전파하고 있다. 일본 학교 교육의 변혁과 지방창생(인구감소에 대응하는 지방자치단체 개발사업)에도 관여하는 등 커뮤니케이션 디자인 활동을 하고 있다.  

역 : 이승정

대학에서는 일어일문학을 전공했다. 졸업 후 12년간 국내 대기업과 외국계 IT 기업에 근무하며 다양한 조직문화를 경험했다. 2016년 가을, 갑작스럽게 휴식과 오사카행을 결심한 후 이 책을 만났는데, 그동안 수없이 거듭했던 결과가 나지 않는 회의에 대한 통찰과 함께 다양한 퍼실리테이션 아이디어를 얻을 수 있었다. 현재는 미국계 IT 기업에 근무 중이며, 직장인 전문가들로 구성된 일본어 번역가 그룹 ‘홍다나本棚’에서 번역 활동을 겸하고 있다.